Esenler Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü, kurumlar arası yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına imkân sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) hakkında belediye personeline yönelik hizmet içi eğitim semineri düzenledi. Esenler Belediyesi Toplantı Salonu’nda düzenlenen seminerde Marmara Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi Öğretim Görevlisi Dr. Bahattin Yalçınkaya, “Dosyalama Usulleri, Birim Arşivi, Birim Arşivinden Kurum Arşivine Devir İşlemleri ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi” konularında bilgilendirmelerde bulundu. Seminere; Esenler Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürü Nuh Dursun Ozan ve belediyenin arşiv biriminden sorumlu personeli katıldı.
Seminerde Dr. Bahattin Yalçınkaya, personele arşiv ve elektronik belge yönetim sisteminin kurumlardaki öneminden bahsederek; belge, doküman, belge yönetim sistemi ve standart dosya planı hakkında ayrıntılı bilgiler verdi. E-imza ve dijital yazışmalar konusuna değinen Yalçınkaya, yeni hazırlanmakta olan; tüm bilgileri ve e-imzayı içerisinde barındıran yeni kimlik kartlarını da örnek göstererek, “Artık insanların kamu kurumlarına gitmeden işlemlerini halledebilecekleri bir dönem geliyor. Bunun için de kurumların kendi içerisinde gereken tüm hazırlıklarını tamamlaması gerekiyor” dedi. Yalçınkaya, belediyelerin arşiv sistemlerinde yenilik yapması gerektiğini ve gerekli tüm evrakları dijitalleştirilmesi gerektiğini de aktardı.
2 Yılda Tamamlanacak
Seminerde konuşan Esenler Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürü Nuh Dursun Ozan da, Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçiş sürecinde Esenler Belediyesi olarak yapacakları çalışmalardan söz etti. Müdürlük, müdürlük çalışmaların devam ettiğini ve Esenler Belediyesi’nin kurulduğu 1994 yılından bu yana tüm arşivin gözden geçirildiğini dile getiren Ozan, “Öncelikle bu yıllara ait evrakların müdürlük bazında envanter çıkarılıyor, arşivlenmesi gereken tüm evraklar ayrıştırılarak dijital ortama alınıyor. Hedefimiz 2 yıl içinde belediyemizin tüm birimlerini dijital arşive kavuşturmak” diye konuştu. Arşiv görevlilerine büyük sorumluluk düştüğünü vurgulayan Ozan, bu konudaki çalışmaların ve eğitimlerin devam edeceğini söyledi.
Sistem Neler Sağlıyor?
Esenler Belediyesi’nin de hızla geçiş sürecinde olduğu Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile gerek kurum içi birimler arası yazışmalar gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan dış yazışmaların bilgisayar ortamında yapılması sağlanarak; yazışmaların standartlaşması, sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi hedefleniyor.
